Зачем нужна электронная трудовая книжка

Идя в ногу со временем, вся документация постепенно начинает переходить в электронный формат. Это надежно и очень удобно, ведь не нужно хранить информацию на бумажных носителях. Для электронного архива не нужны тонны бумаги, но это далеко не единственный его плюс.

Все мелкие предприятия и крупные компании постепенно переводятся на электронную систему и для работодателей важно знать, как с ней работать. В этой статье говорится, как внести данные в электронную трудовую книжку без ошибок. С электронными данными по трудоустройству компании начали работать еще с 1 января 2021 года. Фактически электронный вариант не является в точности аналогом стандартной трудовой книжки. В реальности это данные на каждого сотрудника, которые передаются, обрабатываются и хранятся в пенсионной системе. Они содержат информацию о трудовом стаже. Как только она понадобится, можно запросить выписку в пенсионном фонде. Вот это и является электронной трудовой книжкой.

Однако обычная трудовая книжка является действительным документом, поэтому по желанию сотрудника работодатель обязан продолжать ее вести.

Все кадровые изменения необходимо показывать в электронном виде. Для этого существует специальный отчет СВЗ-ТД. Это касается только тех, кто работает по трудовому договору. Для лиц, заключивших с компанией договор гражданско-правового характера, данная отчетность не ведется.

Отчет СВЗ-ТД передается в пенсионный фонд, где и хранится. В него включаются следующие данные:

1. Информация об индивидуальном предприятии или о компании, куда устроился сотрудник.
2. Личные данные работника – фамилия, дата рождения, занимаемая должность, индивидуальный лицевой счет в системе пенсионного страхования (СНИЛС).
3. Кадровые движения – трудоустройство, увольнение, внутренние перемещения, повышение разряда.
4. Номер документа, где отображено кадровое движение по данному сотруднику.

К кадровым изменениям относятся:

• трудоустройство;
• увольнение;
• присвоение другого разряда, повышение квалификации;
• перевод на другую должность;
• заявление на отказ от ведения трудовой книжки на бумажном носителе.

По законодательству сроки подачи отчета регламентированы достаточно строго. Это касается увольнения или приема на работу. В этом случае информация должна поступить в базу ПФР не позднее следующего рабочего дня. Все другие кадровые перемещения включаются в отчет и должны быть переданы до 15 числа следующего месяца.

Форма отчета для всех предприятий стандартна. Ее можно подавать на бумажном носителе в случае, если штат предприятия составляет не более 25 человек. Средние и крупные компании подают данные исключительно в электронном виде.

Ведение электронной документации во многом облегчает жизнь не только самим сотрудникам, но и специалистам отдела кадров, руководителям. Но не стоит забывать, что несвоевременная подача информации или ошибки, допущенные при заполнении формы, могут привести к наложению штрафов на руководство компании.

Последнее обновление 29.11.2021